Informacje o przetwarzaniu danych osobowych odbiorców zaopatrujących się w hurtowni farmaceutycznej

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest NEUCA S.A. z siedzibą w Toruniu, przy ul. Forteczna 35-37, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Toruniu - VII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000049872, NIP: 8790017162, BDO: 000039852, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: neuca@neuca.pl , tel. 56 669 40 00.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować pod adresem e-mail: iod@neuca.pl lub pisemnie pod adresem: ul. Forteczna 35-37, 87-100 Toruń, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych Osobowych NEUCA S.A.”. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

III. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

Pani/ Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: „RODO”):

a) w celu podjęcia działań związanych z dążeniem do zawarcia, a następnie zawarciem i realizacją umowy z kontrahentem na podstawie:

art. 6 ust 1 lit b). RODO, w przypadku gdy strona umowy jest osobą fizyczną, przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej;
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w przypadku osób reprezentujących, pracowników/współpracowników kontrahenta będącego stroną umowy, a prawnie uzasadnionym interesem administratora będzie możliwość zawarcia i realizacji umowy z kontrahentem, w tym kontakt w sprawie zawarcia oraz jej wykonania, obsługa ewentualnych reklamacji. Dane osobowe mogły zostać pozyskane przez administratora bezpośrednio od: kontrahenta; pracownika/współpracownika kontrahenta; osobę reprezentującą kontrahenta; z umowy o współpracy z kontrahentem. W związku z realizacją umowy, administrator będzie przetwarzał dane osobowe pracowników/współpracowników lub osób reprezentujących kontrahenta w niezbędnym zakresie, w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe, miejsce zatrudnienia lub firma prowadzonej działalności;

b) w celu wypełniania obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), w szczególności związanych z:

płaceniem podatków oraz prowadzeniem i przechowywaniem ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych (Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT, ustawa o CIT, ustawa o rachunkowości),
weryfikacją uprawnień podmiotu do nabycia produktów leczniczych (Prawo farmaceutyczne),
elektronicznym potwierdzeniem przyjęcia wpłaty gotówkowej (art. 462 Kodeksu cywilnego),
przekazywaniem informacji o decyzjach organów Państwowej Inspekcji Farmaceutycznej dotyczących produktów leczniczych

c) marketing bezpośredni produktów i usług własnych administratora - podstawą prawną przetwarzania danych będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, za który NEUCA S.A. uznaje w szczególności możliwość przedstawiania informacji o swoich produktach i usługach, przedstawiania ofert dopasowanych do potrzeb i zainteresowań klienta, zwiększenie sprzedaży swoich usług.

d) w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, na podstawie art. 6. ust. 1 lit. f) RODO, którym to prawnie uzasadnionym interesem jest zachowanie dowodów do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami prawa.

e) w celach statystycznych i analitycznych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w szczególności tworzenia raportów sprzedażowych i analiz współpracy.

f) w celu badania opinii dotyczących świadczonych usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

g) w przypadku zakupów w promocji Klient akceptuje, iż NEUCA S.A. zobowiązana jest w celach rozliczeniowych do podania informacji o rabatowanej transakcji podmiotowi finansującemu udzieloną kwotę rabatu (w tym danych identyfikujących Klienta tj. kod klienta Neuca, nazwa klienta, kod pocztowy, miejscowość, adres). Podstawą prawną przekazania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem administratora jest przekazanie informacji o rabatowanej transakcji podmiotowi finansującemu udzieloną kwotę rabatu. Jeżeli jednak Klient sprzeciwia się, aby jego dane zostały udostępnione do podmiotu finansującego to powinien dokonać zakupu produktów w cenie podstawowej.

h) udostępnienie producentom, dostawcom produktów oraz innym potencjalnym partnerom biznesowym informacji dotyczących klientów (odbiorców) administratora w celu umożliwienia tym podmiotom oceny zakresu i zasięgu działalności administratora, jego potencjału biznesowego oraz możliwości nawiązania współpracy handlowej z administratorem. Przekazanie takich informacji może być wymagane przez potencjalnych partnerów biznesowych w ramach procesów oceny wiarygodności handlowej, potencjału sprzedażowego, struktury rynku oraz skali działalności administratora poprzedzających podjęcie decyzji o rozpoczęciu współpracy. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na rozwoju działalności gospodarczej, pozyskiwaniu nowych partnerów handlowych oraz prowadzeniu negocjacji i działań zmierzających do nawiązania współpracy biznesowej.

Co do zasady administrator udostępnia informacje w formie zagregowanej, zanonimizowanej lub spseudonimizowanej, w zakresie wystarczającym do oceny potencjału biznesowego administratora. Jedynie w przypadkach uzasadnionych charakterem prowadzonej współpracy oraz wymaganiami potencjalnego partnera biznesowego administrator może udostępnić ograniczony zakres danych dotyczących odbiorców prowadzących działalność gospodarczą, obejmujący w szczególności dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, dostępne w publicznych rejestrach przedsiębiorców lub wykorzystywane w obrocie gospodarczym, takie jak nazwa przedsiębiorcy, adres prowadzenia działalności, branża lub zakres współpracy. Administrator każdorazowo ogranicza zakres przekazywanych danych do minimum niezbędnego dla realizacji wskazanego celu.

IV. ŹRÓDŁA POZYSKANIA DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogły zostać pozyskane przez administratora:

a) bezpośrednio od Pani/Pana,

b) z umowy o współpracy z kontrahentem,

c) udostępnione przez kontrahenta, z którym łączy Panią/Pana umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna,

d) niektóre informacje o Pani/Panu mogły zostać pozyskane ze źródeł powszechnie dostępnych: rejestrów publicznych np. KRS, CEIDG, REGON, EKW, rejestrów medycznych CSIOZ lub Państwa stron www. Dane te administrator pozyskuje w niezbędnym zakresie, w szczególności: imię (imiona), nazwisko, nazwa podmiotu, adres siedziby, dane rejestrowe, w tym numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON, numer KRS, rodzaj farmaceutyczny, numer i datę zezwolenia, księga rejestrowa, ID GIF, adres e-mail, numer telefonu.

V. ODBIORCY DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane przez NEUCA S.A.

a) podmiotom z nią współpracującym (odbiorcom), w szczególności dostawcom usług IT oraz podmiotom świadczącym usługi: doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.

b) w przypadku zakupów w promocji, Pani/Pana dane osobowe (kod klienta Neuca, nazwa klienta, kod pocztowy, miejscowość, adres, informacje o produkcie rabatowanym) mogą być udostępnione podmiotowi finansującemu udzieloną kwotę rabatu.

c) potencjalni oraz aktualni producenci, dostawcy, dystrybutorzy i inni partnerzy biznesowi współpracujący z administratorem lub prowadzący z nim negocjacje dotyczące nawiązania współpracy handlowej - jako odrębnym administratorom danych, w zakresie niezbędnym do umożliwienia tym podmiotom oceny zakresu i zasięgu działalności administratora, jego potencjału biznesowego oraz możliwości nawiązania współpracy handlowej.

Państwa dane osobowe mogą być udostępnianie również podmiotom do tego uprawnionym na podstawie przepisów prawa, wyłącznie w sytuacjach, w jakich administrator będzie zobowiązany prawnie do ich udostępnienia.

VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

a) obowiązywania umowy z Panią/Panem lub z kontrahentem, z którym łączy Panią/Pana umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna,

b) do czasu wygaśnięcia obowiązków wynikających z przepisów prawa,

c) do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń,

d) do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

VII. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo żądania dostępu do treści swoich danych,

b) prawo żądania sprostowania danych osobowych,

c) prawo żądania usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania,

d) prawo do przenoszenia danych do innego administratora, tj. prawo otrzymania od NEUCA S.A. danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pan/Pani przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, aby NEUCA S.A. przesłała dane do innego administratora. Jednakże NEUCA S.A. zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy z Panią/Panem,

e) prawo wniesienia sprzeciwu - w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu, może Pani/Pan wnieść pisemny sprzeciw przesłany na adres siedziby administratora z dopiskiem „Dane Osobowe NEUCA S.A.” lub na adres poczty elektronicznej: iod@neuca.pl.

VIII. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

IX. INFORMACJA O ZAUTMATYZOWANYM PRZETWARZANIU DANYCH (W TYM PROFILOWANIU)

Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji – w tym profilowaniu.

X. INFORMACJA O WYMOGU/ DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Odmowa podania przez Panią/Pana danych osobowych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy.