Informacje o przetwarzaniu danych osobowych Kontrahenta, pracowników Kontrahenta lub osób współpracujących z Kontrahentem w związku z działaniami mającymi na celu zawarcie i wykonanie umów z Kontrahentami

I. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest NEUCA S.A. z siedzibą w Toruniu, przy ul. Forteczna 35-37, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Toruniu - VII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000049872, NIP: 8790017162, BDO: 000039852, z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: neuca@neuca.pl, tel. 56 669 40 00.

II. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować pod adresem e-mail: iod@neuca.pl lub pisemnie pod adresem: ul. Forteczna 35-37, 87-100 Toruń, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych Osobowych NEUCA S.A.”. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

III. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej: „RODO”):

a) w celu podjęcia działań związanych z dążeniem do zawarcia, a następnie zawarciem i realizacją umowy z kontrahentem na podstawie:

art. 6 ust 1 lit. b) RODO, w przypadku gdy strona umowy jest osobą fizyczną, przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej;
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w przypadku osób reprezentujących, pracowników/współpracowników kontrahenta będącego stroną umowy, a prawnie uzasadnionym interesem administratora będzie możliwość zawarcia i realizacji umowy z kontrahentem, w tym kontakt w sprawie zawarcia oraz jej wykonania, obsługa ewentualnych reklamacji. Dane osobowe mogły zostać pozyskane przez administratora bezpośrednio od: kontrahenta; pracownika/współpracownika kontrahenta; osobę reprezentującą kontrahenta; z umowy o współpracy z kontrahentem. W związku z realizacją umowy, administrator będzie przetwarzał dane osobowe pracowników/współpracowników lub osób reprezentujących kontrahenta w niezbędnym zakresie, w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe, miejsce zatrudnienia lub firma prowadzonej działalności;

b) w celu sporządzenia rozliczeń księgowo-podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w szczególności wypełnienie obowiązków prawnych, w tym fiskalnych nałożonych na administratora przepisami prawa;

c) marketing bezpośredni produktów i usług własnych administratora - podstawą prawną przetwarzania danych będzie art. 6 ust. 1 lit. f ) RODO, tj. niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, za który NEUCA S.A. uznaje w szczególności możliwość przedstawiania informacji o swoich produktach i usługach, przedstawiania ofert dopasowanych do potrzeb i zainteresowań klienta, zwiększenie sprzedaży swoich usług.

d) w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, na podstawie art. 6. ust. 1 lit. f) RODO, którym to prawnie uzasadnionym interesem jest zachowanie dowodów do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami prawa.

IV. ŹRÓDŁA POZYSKANIA DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogły zostać pozyskane przez administratora:

a) bezpośrednio od Pani/Pana,

b) z umowy o współpracy z kontrahentem,

c) udostępnione przez kontrahenta, z którym łączy Panią/Pana umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna.

V. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane przez NEUCA S.A. podmiotom z nią współpracującym (odbiorcom), w szczególności dostawcom usług IT oraz podmiotom świadczącym usługi: księgowo-finansowe, archiwizacyjne, doręczania korespondencji i przesyłek, prawne, windykacyjne – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.

VI. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

a) obowiązywania umowy z kontrahentem,

b) do czasu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa,

c) do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy,

VII. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo żądania dostępu do treści swoich danych,

b) prawo żądania sprostowania danych osobowych,

c) prawo żądania usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania,

d) prawo do przenoszenia danych do innego administratora, tj. prawo otrzymania od NEUCA S.A. danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pan/Pani przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, aby NEUCA S.A. przesłała dane do innego administratora. Jednakże NEUCA S.A. zrobi to, tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko co do tych danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy z Panią/Panem,

e) prawo wniesienia sprzeciwu - w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu, może Pani/Pan wnieść pisemny sprzeciw przesłany na adres siedziby administratora z dopiskiem „Dane Osobowe NEUCA S.A. ” lub na adres poczty elektronicznej: iod@neuca.pl.

VIII. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

IX. INFORMACJA O ZAUTMATYZOWANYM PRZETWARZANIU DANYCH (W TYM PROFILOWANIU)

Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji – w tym profilowaniu.

X. INFORMACJA O WYMOGU/ DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i realizacji umowy.